Privacyregeling leden Bijenhoudersvereniging De Rijnstreek
Privacyregeling leden Bijenhoudersvereniging De Rijnstreek Wageningen
Artikel 1: begripsomschrijving
Verwerkingsverantwoordelijke
Het bestuur van de rechtspersoonlijkheid bezittende Bijenhoudersvereniging De Rijnstreek Wageningen.
Deze stelt, waar wenselijk, met anderen het doel en de middelen vast voor de verwerking van de persoonsgegevens.
Verwerker (intern beheer)
Een (bestuurs)lid dat door het bestuur daartoe is aangewezen om persoonsgegevens van betrokkenen te verwerken (invoeren, aanpassen of verwijderen). De secretaris van de vereniging is de verwerker. Met hem/haar kan er contact opgenomen worden over de verwerking van persoonsgegevens (csparreboom@kpnmail.nl).
Betrokkene
De natuurlijke persoon op wie de gegevens betrekking hebben.
Binnen de vereniging worden persoonsgegevens verwerkt van twee categorieën betrokkenen:
- leden;
- donateurs.
Categorieën persoonsgegevens
Gegevens die direct of indirect zijn te herleiden tot de natuurlijke persoon op wie de gegevens betrekking hebben worden verzameld en geregistreerd:
- NAW gegevens;
- Telefoonnummers;
- E-mail adres;
- financiële gegevens betrekking hebbend op contributieverwerking en/of aan de vereniging te betalen diensten.
Derde
Ieder, niet zijnde de betrokkene dan wel verwerkingsverantwoordelijke/verwerker.
Geheimhoudingsplicht
De verwerkingsverantwoordelijke en verwerker hebben de plicht om niet met anderen te (inhoudelijk) te communiceren over de persoonsgegevens van betrokkenen zonder de uitdrukkelijke (schriftelijke) toestemming van betrokkenen.
AVG
Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Artikel 2: Doel van het registratiesysteem
Het doel van het verwerken van persoonsgegevens is de verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen te beschikken over de gegevens van betrokkenen teneinde:
a te kunnen voldoen aan de verplichtingen die de dienstverlening aan betrokkenen met zich mee brengt;
b beleid te kunnen ontwikkelen in overleg met de verwerker aan de hand van niet op individuen herleidbare gegevens;
c in het algemeen de administratie van leden en donateurs naar behoren te kunnen uitvoeren.
Artikel 3: Welke gegevens worden geregistreerd
Alleen die gegevens welke noodzakelijk zijn om de in artikel 2 genoemde doelen te realiseren.
Van betrokkenen worden de volgende gegevens met goedkeuring van betrokkene verzameld en opgeslagen in het registratie systeem: NAW gegevens, telefoonnummer, e-mail adres, financiële gegevens betreffende de contributie en de betaling van de door de vereniging verleende diensten.
Artikel 4: Bronnen van gegevens
De in het systeem opgeslagen gegevens van de leden zijn afkomstig van de Nederlandse Bijenhoudersvereniging (NBV), waarvan de verwerkingsverantwoordelijke lid is en van de betrokkene zelf.
De in het systeem opgeslagen gegevens van donateurs zijn afkomstig van de betrokkene zelf.
Artikel 5: Gebruik van het registratiesysteem
1 De in het systeem opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt in het kader van de in artikel 2 genoemde doelen;
2 Aan derden worden uitsluitend gegevens uit het registratiesysteem verstrekt indien een wettelijk voorschrift dit vereist dan wel indien de betrokkene zelf hier uitdrukkelijk schriftelijk toestemming voor heeft gegeven.
Artikel 6: Vernietiging van gegevens
De verwerker draagt ervoor zorg dat uiterlijk binnen een half jaar na beëindiging van het lidmaatschap van de vereniging of het donateurschap de gegevens worden vernietigd.
Artikel 7: Beveiliging, waarborgen voor correct en zorgvuldig gebruik
1 er worden geen zogeheten schaduw bestanden bijgehouden;
2 Rechtstreekse toegang tot het registratiesysteem is voorbehouden aan de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker;
3 De verwerkingsverantwoordelijke als ook verwerker dragen zorg voor de voorzieningen ter beveiliging van de registratie tegen verlies of aantasting van de gegevens alsmede tegen onbevoegde kennisneming of wijziging van deze gegevens.
4 Deze voorzieningen worden in een apart document “protocol beveiliging persoonsgegevens” vastgelegd,
Artikel 8: Informatie verstrekking, inzage en correctierecht
- Betrokkenen worden geïnformeerd over de doelstelling van het verzamelen van hun persoonsgegevens die in het registratiesysteem verwerkt worden en de wijze waarop het gebruikt zal worden;
- Ieder betrokkene waarvan persoonsgegevens zijn verwerkt, heeft het recht op inzage van de over hem opgeslagen gegevens en dit wordt hem medegedeeld. Hiertoe kan contact opgenomen worden met de verwerker van persoonsgegevens (csparreboom@kpnmail.nl);
- Niet terzake doende gegevens worden niet verzameld en foutieve gegevens worden (op verzoek van betrokkene) gecorrigeerd door de verwerkingsverantwoordelijke/verwerker.
Artikel 9: Besluitvorming over wijzigingen / uitbreiding
Bij wijziging of uitbreiding van het systeem zal steeds worden bezien in hoeverre de betrokkenen toestemming hiervoor moeten geven.
